Makalah Pertemuan Bisnis

BAB I

PENDAHULUAN

1.1              Latar Belakang

Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun nonbisnis, baik yang bersekala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu pengertian Rapat Bisnis (business meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.

Dalam dunia bisnis, Rapat Bisnis biasa nya dapat diselenggarakan didalam maupun diluar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan didalam perusahaan pada umumnya membahas harian atau mingguan, menyampaika pendistribusian barang kesuatu daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).

1.2       Tujuan

Tujuan penulisan makalah ini yaitu untuk melengkapi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis. Selain itu untuk kita lebih mengetahui tentang Pertemuan Bisnis. Tujuan yang utama yaitu agar para membaca lebih memahami tentang pengetian bisnis, tujuan, macam – macam rapat bisnis, syarat-syarat rapat, tata tertib, etika rapat, tehnik membuka rapat, tehnik mengajukan pendapat, penyusunan notula, dan yang harus dihindari saat rapat.

1.3           Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian Rapat Bisnis itu?

2.      Apa saja tujuan Rapat Bisnis?

3.      Apa saja Rapat Bisnis?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1           Pengertian Rapat Bisnis

Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun nonbisnis, baik yang bersekala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu pengertian hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu Rapat Bisnis (business meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal.

Dalam dunia bisnis, Rapat Bisnis biasa nya dapat diselenggarakan didalam maupun diluar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan didalam perusahaan pada umumnya membahas harian atau mingguan, menyampaika pendistribusian barang kesuatu daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).

Sedangkan Rapat Bisnis yang diselenggarakan diluar perusahaan biasanya menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat stategis serta jumlah persertanya yan cukup banyak, biasa nya rapat bisnis diselenggarakan di hotel.

Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan (Rapat Bisnis) apakah didalam atau diluar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan factor financial (dana) pendukungnya.

Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.

2.2     Tujuan Rapat Bisnis.

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara lain:

1.      Berbagi informasi

Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi Tanya jawab. Contoh: manajer pemasaran menginformasikan kepada peserta rapat bahwa perkembangan penjualan selama satu semester ini mengalami perkembangan yang cukup menggembirakan bila dibandingkan dengan penjualan semester lalu.

2.      Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)

Tujuan dari rapat bisnis tentang penjajakan ide/gagasan (brainstorming) biasa nya berjalan dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh perusahaan yang akan dating, atau bisa juga sebagai pertemuan antar karyawan untuk mengeluarkan ide-ide dari masing-masing karyawan untuk kemajuan perusahaan.

3.      Evaluasi ide/gagasan

Tujuan evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan mengeluarkan pendapat nya tentang ide/gagasan yang baru yang akan dikerjkan untuk kemajuan perusahaan pada waktu yang akan mendatang.

4.      Pengambilan keputusan

Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala atasan yang memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu ide/gagasan yang baru apakah ide/gagasan tersebut dapat dijalankan dengan baik atau malah merugikan perusahaan.

5.      Membuat dokumen

Tujuan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan oleh para karyawan biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam rapat bisnis untuk mempelancar kemajuan perusahaan berjalan lancar.

6.      Memotivasi pekerja

Tujuan memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos perusahaan untuk mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan motivasi kepada karyawannya agar mereka lebih meningkatkan kinerja kerja mereka untuk kemajuan perusahaan tersebut.

Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu) atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

-          Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.

-          Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

-          Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

-          Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.

-          Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

-          Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

2.3       Macam-Macam Rapat Bisnis

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.

a)   Berdasarkan tujuan.

1. Rapat Penjelasan.

Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

2. Rapat Pemecahan Masalah.

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

3. Rapat Perundingan.

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b)    Berdasarkan sifat.

1. Rapat formal.

Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

2. Rapat informal.

Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

3. Rapat terbuka.

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4. Rapat tertutup.

Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c)   Berdasarkan jangka waktu.

1. Rapat mingguan.

Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

2. Rapat bulanan.

Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

3. Rapat semester.

Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.

4. Rapat tahunan.

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.

d)   Berdasarkan frekuensi.

1. Rapat rutin.

Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.

2. Rapat insidental.

Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e)   Berdasarkan nama.

1. Rapat kerja.

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2. Rapat dinas.

Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3. Musyawarah kerja.

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

2.4           Syarat-Syarat Rapat

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?

Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:

a.    Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

b.   Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

c.    Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).

d.   Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

a)      Persiapan rapat.

Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :

1.      Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.

2.      Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

3.      Penentuan tempat.

4.      Akomodasi.

5.      Konsumsi.

6.      Media/peralatan.

b)   Pelaksanaan rapat.

1.      Suasana rapat berlangsung terbuka.

2.      Para peserta rapat berpartisipasi aktif.

3.      Adanya kendali dari ketua rapat

4.      Hindarkan debat kusir.

5.      Bahasa harus komunikatif.

6.      Hindarkan monopoli ketika berbicara.

7.      Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.

8.      Adanya notulen.

9.      Acara rapat.

10.  Media rapat.

11.  Waktu

2.5       Tata Tertib Rapat Bisnis

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:

1.         Tepat waktu dalam memulai rapat.

2.         Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.

3.         Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.

4.         Adanya partisipasi dari peserta rapat.

5.         Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi.

6.         Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.

7.         Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

8.         Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.

9.         Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.

10.     Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.

11.     Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.

Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat  yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat ditutup yaitu :

1.         Pembukaan

2.         Pembacaan susunan acara rapat

3.         Pembahasan materi rapat

4.         Lain-lain

5.         Penutup

Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”.

Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama.

Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformaluntuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktu-waktu ). Rapat dapat berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi. Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di tempat-tempat yang santai ( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) tercapai.

2.6       Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi.

Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.

Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :

1.      Persepsi.

2.      Ketepatan.

3.      Kredibilitas.

4.      Pengerndalian.

5.      Kecocokan/keserasian.

Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain :

1.      Pesyaratan komunikasi yang efektif.

2.      Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.

3.      Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah  oleh orang lain.

4.      Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.

5.      Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.

Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain :

1.      Pakaian.

2.      Pandangan mata.

3.      Mimik wajah.

4.      Sikap badan.

5.      Suara.

6.      Tulisan.

2.7       Teknik membuka Rapat

Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.

Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama. Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.

2.8       Tehnik Mengajukan Pendapat

Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik bertanya.Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.

Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya  :

a.                   Pertanyaan langsung ( direct question )

Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.

b.      Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )

Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.

c.       Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.

d.      Pertanyaan  dilemparkan ( Relay question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.

Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :

1.      Untuk merangsang diskusi dalam rapat.

2.      Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.

3.      Menuju ke arah kesepakatan bersama.

2.9       Teknik Menyusun Notula

Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan selama rapat berlangsung.Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau  rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat  pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1.      Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.

2.      Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis

3.      Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan

4.      Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan

5.      Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :

1.      Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007

2.      Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.

3.      Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

4.      Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang………………………………

5.      Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap

6.      Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula :

1.      Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer ataupun Note BookLaptop untuk penyusunan notula. atau

2.      Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.

3.      Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai

4.      Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat

1.      Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.

2.      Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.

3.      Sifat rapat.

4.      Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.

5.      Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.

6.      Susunan acara rapat.

7.      Ringkasan jalannya rapat.

8.      Hasil rapat.

9.      Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.

10.  Catatan khusus.

11.  Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.

2.10          Hal yang perlu dihindari saat Rapat Bisnis

       Siapa yang tidak merasa jengkel saat si mulut besar melontarkan pembicaraan yang sama sekali tidak ada kaitannya dengan topik yang sedang dibahas? Siapa yang tidak merasa kasihan pada rekan yang menjadi target olok-olokan di kantor? Atau merasa aneh saat melihat kemampuan teman anda dalam hal mengungkapkan ssesuatu seperti mengagumi sesuatu hal yang sebenarnya tidak ada artinya ?
Namun tak peduli bagaimana hal seperti itu menguasai pikiran anda,jangan pernah sekali pun menganggap bahwa rapat bukanlah sesuatu hal yang penting.Faktanya adalah rapat dapat membuat atau menghancurkan karir anda. Berikut adalah 10 hal yang perlu dihindari saat rapat:

1.      Datang terlambat. Jangan mengatakan "saya tidak akan membuat kacau" seperti berjalan ke sebuah pertemuan yang sedang berlangsung. Tiba beberapa menit lebih awal tidak hanya menunjukkan anda sangat menghargai waktu, tetapi juga menjamin anda mendapat tempat duduk yang baik juga.

2.      Tidak punya persiapan. Jika anda sebelumnya telah diberikan agenda atau bahan rapat, sebaiknya anda membacanya.Buatlah beberapa pertanyaan atau kontribusi apa yang bisa anda berikan sebagai bahan rapat untuk didiskusikan.

3.      Memonopoli Pembicaraan. Saat rapat dimulai, alangkah baiknya jika memberikan kepada karyawan senior dahulu untuk memberikan pendapatnya. Saat mereka berbicara tentang sedikitlah, maka kembangkanlah hal tersebut menjadi sesuatu yang padat. Jangan hanya bergumam atau bahkan tidak bicara sama sekali jika anda memiliki sesuatu yang berguna untuk dibicarakan.

4.      Membuat pernyataan seperti pertanyaan. Ungkapan pernyataan seperti pertanyaan akan mengundang orang lain untuk berkata tidak, berdebat, atau mengambil ide-ide anda. Tentunya hal ini akan sangat merugikan anda.

5.      Salah membaca sinyal. Cobalah untuk mengukur kebutuhan atau suasana hati orang-orang yang ada dalam ruangan. Mendengarkan dengan seksama apa yang dikatakan mereka untuk mengetahui kemungkinan mereka akan menerima ide-ide anda.

6.      Terintimidasi. Sayangnya beberapa rekan anda menganggap sebuah rapat adalah arena pertarungan lisan dan mereka sendiri berperan sebagai gladiator. Jika anda menjadi korban intimidasi, hadapilah dengan tenang. Jika anda memerlukan waktu untuk berpikir, lakukanlah dengan sebuah pertanyaan yang membuat penyerang anda bertanggung jawab. Sebagai contoh, "Andrew, sejak kapan anda mulai berpikir saya tidak peduli dengan hasil penjualan kami?"

7.      Mengunyah permen karet. Hal ini sepenuhnya tidak sopan dan tidak profesional. tidak ada yang perlu kita jelaskan lagi.

8.      Membiarkan handphone menyala. Anda menonaktifkannya saat di restoran atau di bioskop, maka non aktifkanlah saat sedang rapat. dering handphone sangat mengganggu seluruh peserta rapat. Dan jangan pernah menerima telepon saat rapat berlangsung.

9.      Keluar dari topik. Jangan membuat agenda sendiri. Tetap fokus pada apa yang ingin dicapai. Jika anda harus keluar dari topik, bicarakan dahulu dengan yang lain sedini mungkin. Cara terbaik untuk menangani hal-hal yang tidak berkaitan dengan topik adalah dengan mencatat semuanya dan kembali ke topik pada saat yang tepat.

10.  Melewatkannya. Anda mungkin mendapatkan lebih banyak yang dapat anda lakukan jika anda tidak ikut suatu rapat dan melakukan pekerjaan anda sebenarnya. Tetapi jika pertemuan itu dihadiri oleh seseorang yang memiliki jabatan dalam organisasi, anda akan kehilangan kesempatan untuk membuat diri anda dikenal. Ingat, rapat bukanlah tentang produktifitas tetapi juga tentang memproyeksikan citra positif dan membangun hubungan profesional.

PENUTUP

3.1              Kesimpulan

Yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformaluntuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama

Rapat Bisnis (business meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal.

Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya

Share this post